Cómo administrar el tiempo con eficiencia

Gestionar nuestros horarios es de suma importancia, aunque muchas veces es una de las tareas más difíciles de lograr, por lo que se han creado métodos para realizar una gestión efectiva de los recursos que se han confiado en nuestras manos.

Hay técnicas probadas y sistematizadas para la administración del tiempo que son un aporte a la efectividad y productividad, permiten la gestión de los horarios por bloques y la posibilidad de ver las prioridades personales, ministeriales y laborales, por mencionar algunas, para el cumplimiento de metas y poder establecer sanos límites que nos eviten experimentar problemas a causa del estrés. 

Cuando hablamos de administrar el tiempo es, en resumen, hacer un buen uso de nuestro día. En experiencias personales y lo que he observado es que en el momento que tenemos una tarea puntual para hacer nos encontramos distraídos con otras cosas fuera de nuestra tarea inicial, y la distracción se incrementa si trabajamos con el celular o la computadora.

Todos contamos con 24 horas diarias, las cuales podemos dividir en tres bloques de ocho horas, un bloque para dormir, uno para trabajar, escuela y estudios, y un bloque para otras cosas como diversión, ocio, deportes, entretenimiento, solo por mencionar algunas.

Proverbios 21:5 nos dice que: Los planes bien pensados: ¡pura ganancia! Los planes apresurados: ¡puro fracaso!

Este pasaje para mí es un recordatorio de la importancia de planificar y organizar nuestro día a día, y no solo la agenda propia, sino sincronizarla con la de toda la familia. Es clave tomar un tiempo con el Señor, serán nuestros momentos de descanso y búsqueda de crecimiento espiritual. Dios descansó un día luego de una larga jornada.

Mi método de organización

Reflexiona sobre tu día a día, ¿estás logrando los objetivos propuestos? ¿A qué necesitas decirle que no para no saturar tu calendario? Cada semana tomo una hora para evaluar mi agenda y ver mis prioridades, objetivos y ubicarlos en los horarios donde realizaré cada tarea. Toma un papel mientras lees el siguiente detalle, donde explicaré cómo podrías organizarte:

• Anotar actividades: Apunto cada área de mi vida en las que realizo alguna tarea, por ejemplo, actividades en familia, de trabajo o también descanso. ¿Cuáles son tus actividades? Anótalas. 
• Listar cada tarea: Una vez ya has listado todas tus actividades, escribe en cada una de ellas las tareas pendientes a realizar y su fecha de entrega.
• Priorizar: Elige las tareas que requieren total atención a cumplir en tu semana. Pregúntate lo siguiente, colocando al lado de cada una las iniciales de su prioridad, si la tarea es:
  • ¿Importante y urgente? (escribe: I/U).
  • ¿Importante y no urgente? Estas son las que nos interesa lograr primero (escribe: I/nU)
  • ¿No importante y urgente? (escribe: nI/U)
  • ¿No importante y no urgente? (escribe: nI/nU)

                        Ahora que ya tienes por prioridades, elige las tareas importantes y no urgentes y dales una fecha de entrega si no tienen y ubícalas en tu calendario o lista de tareas como las primeras para hacer.

• Calendarizar: En tu calendario coloca cada tarea según la actividad y realiza dicha tarea en el horario correspondiente de actividad. Sobre todo ahora que muchos realizamos home office, es probable que te encuentres realizando tareas del trabajo mientras cuidas a tus hijos o los ayudas con los deberes, y limpiando la casa porque se desordenó de nuevo. Un horario de bloques nos será de mucha utilidad.

Una técnica final para la realización de tareas es la Pomodoro (podés acceder a apps móviles que tienen esta técnica), que consiste en tomar 25 minutos de enfoque total en determinado pendiente y, culminado este tiempo, tomar 5 minutos de descanso, beber agua, ir al baño, etc. Haz este proceso cuatro veces y luego descansa por 30 minutos, pasado el tiempo, repite el proceso, es muy útil cuando realizas tareas concernientes a la actividad laboral o escuela, que demandan gran atención y pueden producir cansancio mental.

Un recordatorio final es que no acumules tareas para hacerlas en un día. Es más provechoso hacer pequeños avances en un tiempo establecido de tu agenda para esa tarea, esto hará que puedas ver logros continuamente.

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